Gửi giấy tờ, hồ sơ, hộ chiếu đi nước ngoài: cần chuẩn bị gì

Hồ sơ du học, hồ sơ định cư, bằng cấp và giấy tờ công chứng là nhóm hàng cần đi nhanh và không được thất lạc. Chuyển phát nhanh là lựa chọn phổ biến cho nhóm này vì có mã theo dõi từng chặng. Dưới đây là những điều cần biết trước khi gửi.

Giấy tờ gửi được

• Hồ sơ du học, hồ sơ xin visa, hồ sơ định cư.
• Bằng cấp, học bạ, bảng điểm, bản sao công chứng.
• Hợp đồng, giấy tờ công ty, chứng từ.
• Hộ chiếu. Một số nước chỉ cho giao hộ chiếu đến cơ quan ngoại giao, nên bạn hỏi sale trước khi gửi.

Không gửi kèm trong hồ sơ

• Tiền mặt, ngoại tệ. DHL và UPS đều không nhận tiền giấy và ngoại tệ.
• Tem bưu chính và giấy tờ có giá như cổ phiếu, trái phiếu vô danh.
• Vật dụng khác như quà nhỏ, thẻ nhớ. Kiện giấy tờ có thêm hàng hoá sẽ phải khai như hàng hoá và có thể bị kiểm tra lâu hơn.

Khai báo giấy tờ

Giấy tờ không có giá trị thương mại thường không cần hoá đơn thương mại. Mô tả rõ nội dung, ví dụ "Personal documents, academic transcripts". Với hộ chiếu, DHL hướng dẫn ghi "Passport, personal document" và không để chung với hàng khác.

Bản gốc quan trọng

• Nếu nơi nhận chấp nhận bản sao công chứng, bạn nên gửi bản sao và giữ bản gốc.
• Chụp lại toàn bộ hồ sơ trước khi niêm phong.
• Cho hồ sơ vào bìa cứng hoặc phong bì có lót, tránh gấp bằng cấp.
• Hỏi sale về bảo hiểm và mức bồi thường cho giấy tờ trước khi gửi.

Chọn "Giấy tờ" ở mục loại hàng trong công cụ tính cước để xem giá. Sau khi hãng nhận hàng, bạn theo dõi hành trình bằng mã XTA ở mục tra cứu đơn.

Nguồn: DHL Express, UPS Việt Nam. Tra ngày 04/10/2026.